En forutsetning for å få en korrekt regnskapsrapport, er at produktene er definert på forhånd i virksomheten. Dette kan gjøres ved enten å definere produkter som allerede er opprettet eller ved å opprette nye definerte produkter.
Definere produkter
Gå til "Min virksomhet".
Trykk på "Produkt".
Trykk på et eksisterende produkt i listen over produkter.
I feltet "beskrivelse" kan du definere hvem som skal ha inntekten eller utgiften på det gjeldende produktet. Eksempelvis kommune eller lege.
Eventuelt registrer et nytt produkt, ved å trykke på det grønne plusstegnet.
Trykk på "Produkt registrering".
Fyll ut feltene på høyre side inkludert å definere hvem som skal ha inntekten eller utgiften på produktet.
2. Kontonummer.
Det er anbefalt at alle behandlere som skal motta utbetalinger fra kommunen, får registrert sitt kontonummer på sin regnskapsenhet. Den enkelte behandler må kontakte Pridok support for å få bistand til dette. Fordelen er at registrerte kontonummer vil fremkomme i regnskapsrapporten og dermed forenkle utbetalingen.
3. Kontroller regningskort
Før regnskapsrapporten skal genereres, anbefales det å undersøke om virksomheten har utestående regningskort som ikke har blitt sendt til betaling.
Gå til "Min virksomhet".
Trykk på "Økonomi":
Trykk på "Regningskort - Detaljer"
Velg perioden som skal undersøkes.
Velg regnskapsenhet eller trykk på "X" for å inkludere alle regnskapsenheter.
Velg betalingsmåte "(ikke satt)".
Trykk på "Oppfrisk".
Oversikt over søkeresultater med utestående regningskort som ikke har blitt sendt til betaling.
Trykk på blå pil bak pasientnavnet for å få opp regningskortet.
Trykk på "Betaling" i regningskortet for å sende ut betalingslenke til pasienten.
Trykk på "Mobil" eller "Faktura" for å sende ut betaling.
NB: Dersom du velger å sende ut en betalingslenke med SMS, er det viktig å huske på at SMS'en må sendes. Trykk på "Send SMS" i neste bilde. Det samme gjelder for fakturering.
4. Generer regnskapsrapport
Gå til "Min virksomhet".
Trykk på "Rapporter".
Trykk på grønt plusstegn og velg rapporttypen "Regningskort - oversikt"
I regningskort - oversikt fylles ut følgende informasjon:
Her har du mulighet til å gi rapporten et navn, eksempelvis "Februar-rapport"
Filtrer etter regnskapsenhet. Hvis feltet er tomt, inkluderes alle regnskapsenheter i regnskapsrapporten.
Filtrer regnskapsrapporten etter dato eller periode.
Velg hvilke elementer som skal inkluderes eller ekskluderes i regnskapsrapporten.
"Vis behandlere": Legger til en egen kolonne i Excel-arket som viser informasjon om hvilken behandler som har opprettet et regningskort på hvilken regnskapsenhet.
"Ekskluder regningskort som er avvist": Utelater avviste regningskort fra excelarket.
"Ekskluder regningskort som er avskrevet": Utelater regningskort som er avskrevet fra excelarket.
"Ekskluder regningskort når betalingsmåte ikke er satt": Utelater regningskort hvor betalingsmåte ikke er valgt.
Velg ønsket fagområde. LE Lege er valgt som standard.
Legg inn aktuelle takster som skal trekkes fra totalinntektene i virksomheten, eksempelvis takstene 10a, 10b, 10c, 10d.
NB: Merk at alle tillegg og produkter i perioden legges til i rapporten.
Trykk på "Kjør rapport".
5. Videre behandling i Excel
Fanen "Oversikt" gir informasjon om totalinntjening (pasientbetaling + refusjon = totalbeløp) per regnskapsenhet fordelt på betalingsmåte.
Fanen "Total" gir den samme oversikten som forrige fane, men her er alle betalingsmåtene summert per regnskapsenhet. Gitt at kontonummer har blitt registrert per enkelt regnskapsenhet, får du denne opplysningen i siste kolonne.
Fanen "Takster sum" gir oversikt over hvilke takster de individuelle regnskapsenhetene har benyttet i perioden. Her må de forskjellige takstene summeres per regnskapsenhet. I bildeeksempelet under har vi lagt til to rader manuelt (rad 6 og 9) og navngitt disse "Sum testlege 1" og "Sum testlege 2". Videre har vi summert takstene til Testlege 1 og Testlege 2 (markert i rødt).
Fanen "Tillegg sum" gir oversikt over alle produkter og tillegg de individuelle regnskapsenhetene har benyttet i perioden. Hvis det er korrekt definert hvem som skal ha refusjonen for produktet eller tillegget, vil du kunne filtrere på dette i kolonnen "Beskrivelse" (markert i rødt).
I bildeeksempelet under har vi filtrert vekk Lege i feltet "Beskrivelse". Vi har også lagt til to rader manuelt (rad 13 og 17) og navngitt disse "Sum testlege 1" og "Sum testlege 2". Videre har vi summert alle produkter og tillegg per regnskapsenhet for Testlege 1 og Testlege 2 (markert i rødt).
Til slutt må regnskapsenhetens inntekt regnes ut ved å følge denne formelen:
Pasientbetaling (fane "Total") minus takster totalt (fane "Takster sum") minus tillegg og produkter (fane "Tillegg sum") = utbetaling til regnskapsenhet (lege).
I bildeeksempelet under har vi i fanen "Total" lagt til informasjon manuelt i kolonnene H, J og L for å lage en oversikt over hva som skal trekkes fra totalinntektene og hva som skal til utbetaling til legene.
Testlege 1: 11224,00 (pasientbetaling) minus 1085,00 (takster totalt) minus 381,00 (tillegg og produkter totalt) = 9758,00 (til utbelating lege).
